Conseils et idées pour l'organisation de votre événement privé ou professionniel

Planifier un événement entreprise *

0 23 October 2012 00:21 dans Organiser un Seminaire par rudy2

1 /  Commencez par constituer l’équipe de bénévoles qui sera au cœur du dispositif.

Assurez-vous que cet "appel à volontaires" puisse être entendu de tous les salariés de l'entreprise et que chacun puisse y répondre.
Soyez sélectif et prenez grand soin de ne retenir que celles ou ceux de vos collègues et collaborateurs dont l'esprit d'équipe est reconnu et qui savent faire preuve d'esprit d’initiative et de débrouillardise. Une participation active dans une expérience antérieure réussie constitue un avantage indéniable au moment de retenir les meilleurs.

2 /  Organisez une réunion de lancement autour de quelques  rafraîchissements.

Si votre agenda particulièrement serré vous contraint à déléguer, faites le auprès de votre plus proche collaborateur et montrez-vous fortement engagé dans l'opération. Si vous êtes un directeur du personnel, n'hésitez pas à intégrer ces événements dans la description de poste.
A ce stade, mettez en place un calendrier de réunions de suivi et cherchez un consensus sur les dates, heures et lieux de vos futures réunions.

3 /  Gardez le pouvoir de décision en ce qui concerne la planification des activités et le budget.                                                                                                                  

Une délégation dans ce domaine n'est  concevable qu'une fois le processus de préparation de l'événement déjà bien engagé et correctement mis sur orbite. Mais soyez attentif  à contrôler régulièrement l'absence de retard dans l'élaboration du projet, le respect du budget  et surtout restez vigilant à entretenir en toute occasion, l'enthousiasme de  départ et la motivation de toute l'équipe.
Ne négligez pas non plus, les prestataires qui seront à l'œuvre le jour "J". 
Bien sur, lors de la fixation de votre budget annuel pour N+1 avec la D.G., n'oubliez pas d'y intégrer celui consacré à l'événement .

4 / Soyez toujours présent aux réunions destinées à évaluer le bon état d'avancement du projet.   

Communiquez  largement sur le projet et mettez en valeur les personnes les plus activement engagées dans cette réalisation collective. Au besoin, rencontrez personnellement tous les acteurs de l'événement : traiteurs, artistes, journalistes.  
Informez  régulièrement les supérieurs hiérarchiques de l'état d'avancement du projet et des éventuelles difficultés rencontrées.

5 / Tenez informé l'ensemble des employés et adressez les invitations à l'événement cinq à six semaines à l'avance, surtout si un calendrier de  R.S.V.P. est requis.
Mettez en place une organisation rigoureuse pour le traitement de ces informations, cette tache devant être confiée à une personne particulièrement fiable et méticuleuse.

6 / Fixez la dernière réunion de planification finale une semaine avant l'événement.

Si l’événement a lieu en extérieur, assurez-vous des prévisions météorologiques et actualisez les tous les jours.                                                                                                           Finalisez la décoration et peaufinez les dernières opérations tant en interne qu'auprès des prestataires extérieurs.

7 / Restez détendu.

Obligez-vous à trouver le temps nécessaire pour rechercher vos bénévoles dans l'assistance afin de remercier chacun d'entre eux du travail accompli.
Sollicitez votre Direction, au moment le plus  opportun, pour obtenir ses commentaires et avis sur la réalisation de l'événement. Si les commentaires sont flatteurs, ne manquez pas de désigner les bénévoles qui vous ont accompagné et aidé, comme étant les principaux artisans de ce succès.

8 / Enfin, adressez une lettre de remerciement à chacun des bénévoles ayant participé à l’événement.

En cas de réussite particulièrement soulignée par la Direction, négociez avec la DRH  le dépôt d'une copie de ce courrier, dans chaque dossier personnel. 
Conservez précieusement tous les dossiers relatifs à l'opération qui vient d'avoir lieu.

En synthèse :

⇒ Phase de Pré-planification :

-  Fixez d'abord les objectifs de l'événement et les thèmes à développer avant de penser à détailler les différents aspects de l'événement.
-  Créez un "comité de planification" avec les principaux acteurs des différents départements.
-  Assurez-vous de l'existence d'un budget réservé et parfaitement défini.
-  Obtenez l'assentiment le plus large sur des aspects essentiels comme la date de l'événement, le thème, le nombre des personnes invitées, le calendrier, le lieu du projet ....
-  Pour les grands événements, sollicitez de nombreux devis et faite jouer la concurrence locale.
-  Enfin, rappelez-vous que si vous êtes contraint de déléguer tout ou partie de ce travail, vous devez garder un contact étroit et régulier avec l'ensemble des parties-prenantes     au projet.

 ⇒ Un mois avant l’événement :

-  Soyez prêt à choisir et à lancer vos invitations, à trouver traiteur et autres prestataires.
-  Ayez réglé les sujets et questions concernant :
                -  le choix des conférenciers invités et de l'agence de "R.P.", sa présence s'avérant souhaitable si des représentants de la Presse figurent au nombre des invités,
                -  l'engagement de voituriers,
                -  les autorisations en tout genre, à recueillir éventuellement auprès des municipalités,
                -  le choix d'un logo spécifique à l'événement, celui des pancartes, banderoles, .......
-  Ayez vérifié que les missions confiées à chacune  des personnes mobilisées sur l’événement ont été bien comprises et que le reporting fonctionne efficacement.

⇒ Dernière semaine

Revue de détails tout azimut : personnel, fournisseurs, prestataires, décoration, presse, réservations d'hôtel le cas échéant, .....

⇒ Le jour de l'événement

-  Soyez sur place, avec votre équipe, plusieurs heures auparavant.
-  Dernier coup d’œil à la décoration  et à la sonorisation.
-  Derniers contacts avec les fournisseurs.